職場團隊力

作者:鹿心雨 經理|整理:梁瀚云 小姐|2011年

前言

我目前在一間彩妝公司工作,我們公司員工約莫有一千人,大家可以想像一下,yahoo在台灣的員工大概也是一千多位,我們公司是全世界第二大的彩妝公司,而在這樣的公司工作,團隊力是百分之百的重要。我的工作是公關,主要負責傳播媒體的部分,我的每一分鐘都在跟別人溝通及合作,是相當依賴他人的,我的工作無法獨自完成,但同時我又是一個自我主張較高的人,所以進入社會後我的個性有了非常大的轉變,在和別人工作的過程中,我學習到了很多,今天藉由工作上的經驗分享來和大家談職場團隊力。

一、團隊力在職場上是一個必備的條件,但必須要先了解自己

團隊力為什麼這麼重要,是因為很少有事情是可以一個人完成的,而每個人都是一個獨立的個體,在工作的過程中常常需要互相合作配合的,尤其在競爭越激烈的行業裡頭,團隊一起工作的能力就顯得越重要。

團隊力很重要的部分是要了解自己,當你要跟別人合作之前必須要先能了解自己,也就是說要先知道自己是一個什麼樣的人,了解自己的優缺點,以及建立和別人的相處模式。

我常常講一個道理,大家也都可以回去想想自己是什麼樣的人,其實有的時候不需要問別人,看看自己身邊的朋友就大概知曉了!中國有句「物以類聚」就是相當有道理的一句話。我曾經有一次在國外轉機時錯過了班機,當我拖著行李在機場等候時,心裡想著這是一件很迷糊的事情,但我卻做了許多身邊朋友都會做的事,而我想這也是因為我們是一樣個性的人所以才會當好朋友。很軟弱的人不太可能會跟很強勢的人做朋友,反而是性格相近的人比較容易做朋友,因為彼此會得到安慰和共鳴,也比較能溝通,所以你會不知不覺跟跟你個性很像的人在一起。

二、建立自己的溝通模式

在團體工作中建立屬於自己的溝通模式是很重要的,但強勢的人不要假裝軟弱,軟弱的人也不需要假裝很強勢,只要態度是真誠的,而且在團隊中大家都能接受,那麼這樣的溝通模式就會建立。

我舉一個簡單的例子,今天我要跟一個媒體討論新產品,我和他非常要好,我請他到公司來談新產品的內容,他提到他工作上的困擾,因為他個性非常溫和,但他的溫和卻讓他在工作的時候常常處於劣勢,他覺得這樣對工作是沒有幫助的,因此想要改變,所以在談個過中我就提供一些意見,而我本身也是很溫和的人,所以在工作上也時常會處於劣勢,但是因為我的工作太需要協調性了,如果過於強勢就很難跟別人一起工作,因此我常常需要退一步或是用柔軟的方式達到我的目的。同樣的,如果你本來就是很強勢的人,而且你覺得強勢是你可以解決問題的方式,那麼你就可以這樣做,只要能夠建立自己的方式,用自己的個性和方法去工作,而別人也接受這樣的方式,那就夠了,溝通模式是在團隊工作的初期就要建立的。

三、在團體中找到自己的定位及角色

每一個團隊裡都會有各式各樣的人,而且大家也都有各自要負責的功能及角色。以前我在公關公司工作的時候,大家最喜歡找我一起開動腦會議,但他們就不會請我去當帶領人,這也是一個了解自己的方法,當大家總是找我想新點子的時候,就會很清楚知道這就是我的專長。另一方面,我有個數學很好的同事,所以當我助理有數字相關的問題時,我就會要他去請教那為數字較好的同事,絕對不會硬要我的助理跟我學,因為我清楚知道這不是我最擅長的事情。

所以團隊力有個很重要的部分,除了知道自己的長處之外也要了解自己在團隊中所扮演的角色,如果你不擅長想新的idea但卻很會整理資訊,那麼你就應該要負責整理,最重要的是要在團隊終找到自己的定位及方向,而這件事不一定要問別人,有時可以試著在開會時觀察記錄,看看是誰在負責發言,誰負責做記錄,誰又負責整合意見,慢慢地就會清楚每個人在團隊中的功能了。

然而,團隊力最重要的就是來自於你對自己以及對同事的了解,當你不了解自己適合什麼樣的工作時,確實可能會打亂大家的腳步。過去我曾經帶過這樣的下屬,而當主管的就必須要幫忙找到他的長處,可以試著在每次會議時交代不同的工作,去發現他的專長。同樣的,當你不清楚自己的專長時,也可以用一樣的方式,在每次開會都給自己一次任務,結束後跟同事交換意見,藉此去了解自己在做什麼樣的工作時表現比較好,也就可以找到自己在團隊中最適合的角色。

四、接納別人的不同

團隊力第一個重點是自己,第二個重點就是同事。在團隊裡就是會有人動作快有人動作慢,有人比較仔細有人比較擅長數字,而進入團隊和別人工作時,要怎麼和不同的人相處以及接納別人,是一個有趣的學習。我在職場上的時間相當長,遇到許多跟我星座一樣的人,但我們的個性卻有很大的不同,因為每個人都是很獨特的,而要在團體工作裡尊重別人和你不一樣是非常重要的。

以前我有個很不好的習慣,因為我的反應比較快個性也比較急,所以在開會時常常不能接受會有人一直反應不過來,但當我年紀漸長後,我發現這件事情為我帶來了許多的麻煩,因為這樣的習慣卻讓同事們覺得不被尊重,也因此我慢慢學著冷靜去面對。

在遇到問題或狀況時,有時候是需要表現委婉一些,而且我認為對於同一個團隊的夥伴都不要太過直接,不過,如果你經過考量後覺得直說反而會增加對方的工作效率時,這時候就應該選擇直說,只要保持誠懇的語氣跟態度,就不會有問題。記得有一次在跟一個廠商開會,他提案的內容及方式和我們想要的有很大的落差,因此我就直接說出我們公司的需求條件,請他再重新提案,這樣不僅能夠節省他的時間,也會讓他重新提的案子比較容易被公司接受。

五、溝通是很重要的一項技巧

在公司裡只要和殺價有關的工作都是由我負責,所以有時我在講電話時就會請我的助理來旁邊聽,這是一個相當重要的溝通技巧,而這個技巧是我從第一個公關工作學得的。我當時的老闆會在我們講電話時站在旁邊聽,一掛掉電話就會立刻跟你說哪裡講錯了並且會教你,後來我才知道這是多麼受用,因為做公關真的非常需要這個技巧,所以前一陣子呢不論打什麼電話都會叫我的助理來旁邊聽,希望他能從中有所學習。

溝通最重要的就是要讓對方覺得我站在你的立場,或反過來讓對方站在我的立場。我在跟廠商殺價時會使用各式各樣的方式,而這取決於要得到什麼樣的結果,比方說我常會跟對方說這樣他會不好做事,就先為他想好可能會發生的問題,希望他能做別的決定或接受我給的建議。另一方面,我們的工作常常需要準備很多資源讓老闆選擇,當老闆決定好後難題就出現了,我們必須處理多出的資源,像今天我就退了一個合作廠商,在協商的過程中我必須顯示出我是站在他的立場,而且也給他一個適當的理由,讓他可以跟他的公司交代而不被責罵,這就是一個為雙方解套的方式。

六、掌握團隊成員彼此關係與創造團隊力量並正確完成工作

團隊力很重要的是要知道和同事合作可以成為什麼樣的團體,或是可以創造出什麼樣的力量,而團隊力能不能創造力量主要來自於是否掌握團員跟自己的關係,以及知道如何達成最終的目的,掌握這兩項這樣才能夠正確完成一項工作。

我們時常需要辦記者會,而辦記者會對我來說就像是一個表演,在準備的過程中需要考慮很多的環節,當我們都順利溝通後,接下來就是每一個人是否都能有高水準的表現,這就是所謂的執行力。要確保團隊是否能達到理想的結果和執行力有關,所以在執行計畫的過程中除了考慮各項細節之外,還要能知道整個團隊能做到什麼樣的程度。如果這件事情的要求要有八十分,就要先想像一下團隊能否達成八十分的水準,或是他們會不會有更好的表現,而另一方面,也要想好每一個同事一百分的樣子。

在團隊裡面就是有人負責這些事情,有人是負責那些事情,我老闆很清楚我們每個人的專長,而我也知道自己的專長是談價錢跟寫新聞稿,所以只要是新聞稿和溝通相關的工作都由我負責,當團體中的成員彼此專長不一樣時,必須互相搭配合作才能順利完成計畫,像我這兩天在準備一個廣告的事情,有各式各樣的稿子,而我的老闆絕對不會問我稿子的內容,他認為這部分我會處理好,但他覺得我可能不會發現產品顏色正不正確,所以他請另一位同事負責看產品有沒有問題,也因為我們能互相配合協助才交出漂亮的成績。由此可見,清楚了解團隊中的每個成員以及知道怎麼跟別人一起工作,讓別人能達到該有的成果,也可以幫助自己學習成長以及成功。

七、團隊力建立在對自己的了解,但當解決不了時,要懂得尋求幫助

之前我去美國幫我媽搬家,結果負責的房地產經紀人一直沒辦法處理問題,和我媽的幾次溝通都是無效的,我原本想介入幫忙卻一直被我媽拒絕,他擔心我和別人起爭執,但因為事情一直無法解決,最後我還是介入處理,在溝通的過程中我清楚說出事情處理的程序並逐項確認,讓這件事情順利可以解決。

經過這件事情後,我清楚知道每個人的功能都是不同的,像我媽媽他就不是能有條理處理事情的人,但他就會有他的功能。團隊力是建立在於對自己的了解,當你發覺自己解決不了或是不擅長時,要懂得尋求幫助,這是一件困難的事情,因為很多人並不習慣找人協助,但這個世界上很少人能夠事事專精,所以除非你覺得自己比較在行,否則善用別人的專長來完成也是很重要的一件事。不過,同樣的也要願意協助別人,我的成長經驗中讓我很習慣獨自完成事情,但是在這十年的職場經驗卻告訴我,團隊的力量是真的比較大的。

八、突破自我並和別人合作就能完成許多不可能的事

要有團隊力有時是需要打破自我的,也就是打破原本的底線,以前的老闆常常會給我很特別的工作而且認為我做不到,但最令人意外的是我都做到了,那是因為我沒設想過自己的極限在哪,即便我也認為是一項困難的工作,但我仍然願意去嘗試,因為如果都不嘗試就失去了挑戰自己的機會,也失去了一個可以完成別人都認為不可能的機會,就算最後失敗了也不會有太嚴重的損失,而且這樣也好過什麼都沒做而感到後悔。

像今年金曲獎的彩妝贊助就是一項十分艱困的工作,因為往年的金曲獎彩妝贊助都由別家公司負責,但今年我們試著突破去爭取機會。由我先負責去談判,靠著我的專長拿回這個案子,回到公司後就要進行團隊整合,有人負責協調時間有人負責聯絡藝人或媒體,有人要協調化妝等等,各項工作都要分工,這次也因為靠著團隊每個人的力量我們才成功完成計畫。

    我的老闆常常提醒我,我只有一個人而一天也只有二十四小時,如果沒有其他同事的協助幫忙我是無法獨自完成的。另外,每個人都要知道怎麼跟別人一起工作,雖然這件事情到現在我都覺得是困難的,不過公關的工作經驗告訴我,好的溝通可以完成很多事情,同時也可以省去很多勞力,所以團隊和溝通是百分之百相關。

九、競爭力與團隊力並不衝突

上次我來談的是職場競爭力,競爭力的重點談的是自我發展及在職場上與他人競爭,而團隊力要談的是彼此的合作,我認為兩者並沒有衝突,因為我覺得在職場的關係上本來就是有競爭也有合作的。競爭力是發展在自己的身上,而團隊力則是如何在整個團體中發揮每個成員的力量,並且成功轉換這份力量,讓事情能完美順利。如果這次大家都努力熱情的互相幫忙,下次也要以同樣的努力及熱情回報,這樣彼此的合作關係就會很好,也會展現最佳的團隊力。

十、找工作或是夥伴最好是能有不同的特質或是長處

    我常常覺的我的個性比較男孩子也比較容易衝動,而且我的專長又是負責談判,但我的助理卻跟我是不一樣的,我的助理非常的細心,他都會把我去談的案子每一樣東西都分類,也都會排處理的出先後順序,也因為他夠細心所以可以跟我的個性相互配合。在他離職之後,我找助理時就都會以這個方向為主,因為需要的是一個和自己不那麼相像的人,同一個團隊是不需要兩個一樣的人。找工作也是同樣的道理,每當我要去一家公司時我都會經過審慎的評估與考量,先想想這個團隊需不需要我,如果這個團隊已經有跟我一樣功能的人時,那這個團隊就不需要我,而我也不需要它,工作是互相的,當這團隊沒有不一樣的人可以學習時,那們就不應該考慮,另外我也會仔細想想那裡適不適合我?我和這個團隊的人會不會合得來?這個團隊是可以互相幫助還是互相拖累,當大家會的專長都一樣時就很容易互相拖累。團隊力最棒的地方在於大家都不同,而每個人都能從別人的身上學習到不同的事情,並且每個人都有自己能貢獻的地方。

 

Q & A時間

Q:請問溝通跟團隊的三個重點是?

A:第一個是要了解自己,知道自己的專長,知道怎麼跟別人溝通以及什麼樣的方式是別人能接受,也要清楚在團體中的定位和角色。像我的室友很溫和也很喜歡照顧別人,他在朋友中的角色就是負責照顧別人,我們出去吃飯或是唱歌時,大家都會自動把錢交給他或是把帳單交給他,他就是自動地有了一個定位。再舉個例子,我的力氣很小,以前在戲劇系時常常需要排演,每次分配工作時我永遠都不會被分到提東西的,因為大家都知道這項工作我做不來,所以也不會把這工作交給我。

   所以團隊力的第一個重點是你覺得自己是誰,以及在這個團體中你跟其他成員的關係是什麼。第二點是要知道這個團隊裡是一些什麼樣的人,並學會接受還有溝通,這點很難,因為這要花很多時間觀察朋友或觀察同事,而且要真的接受他就是那樣的人,接受不同的人是一件不容易的事。第三點是在知道大家的能力後,怎麼樣運用大家的專長來幫助自己並得到學習,以及別人一起合作工作。

 

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